Wniosek o ogłoszenie upadłości firmy - co powinien zawierać?

Co musi być w środku, zanim zaczniesz wypełniać formularz

Jeżeli chcesz złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości firmy, najważniejsze rozróżnienie jest proste: co innego musi zawierać sam wniosek, a co innego trzeba do niego dołączyć jako załączniki i wykazy. Sam wniosek powinien identyfikować dłużnika, pokazywać, gdzie znajduje się jego główny ośrodek podstawowej działalności, opisywać okoliczności niewypłacalności i je uprawdopodobniać. Gdy wniosek składa sam dłużnik, dochodzi druga warstwa: wykaz majątku, bilans, spis wierzycieli, wierzytelności spornych i zabezpieczeń, informacje o spłatach z ostatnich 6 miesięcy, tytułach egzekucyjnych i innych postępowaniach dotyczących majątku.

To praktycznie oznacza jedno: sam wzór bez danych, dat i spójnych załączników zwykle nie wystarcza. Najwięcej problemów bierze się nie z braku formularza, tylko z tego, że przedsiębiorca wpisuje ogólne stwierdzenie o „trudnej sytuacji finansowej”, a nie pokazuje, od kiedy istnieje niewypłacalność, jakie są zaległości i jaki majątek jeszcze istnieje.

Co powinien zawierać sam wniosek o ogłoszenie upadłości firmy

Na poziomie ustawowym wniosek powinien zawierać przede wszystkim dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować dłużnika. W praktyce chodzi o nazwę albo imię i nazwisko, PESEL lub numer KRS, a gdy ich brak, inne dane identyfikacyjne, adres, siedzibę, firmę przedsiębiorcy oraz NIP, jeśli został nadany. Jeżeli dłużnikiem jest spółka osobowa, osoba prawna albo inna jednostka organizacyjna mająca zdolność prawną, trzeba wskazać także reprezentantów, a w odpowiednich przypadkach również wspólników odpowiadających bez ograniczenia za zobowiązania spółki.

Drugi obowiązkowy element to wskazanie miejsca, w którym znajduje się główny ośrodek podstawowej działalności dłużnika. Trzeci, najważniejszy z praktycznego punktu widzenia, to opis okoliczności uzasadniających wniosek i ich uprawdopodobnienie. Właśnie tutaj nie działa mechaniczne kopiowanie wzoru. Sąd nie potrzebuje deklaracji, że firma „ma problemy”, tylko konkretów: od kiedy nie są wykonywane wymagalne zobowiązania, które długi są przeterminowane, czy problem ma charakter trwały, czy pojawiły się egzekucje albo wypowiedzenia umów.

W niektórych sprawach trzeba też podać informacje szczególne, na przykład czy dłużnik uczestniczy w systemie płatności lub rozrachunku papierów wartościowych albo czy jest spółką publiczną. Dla większości zwykłych przedsiębiorców ten element nie będzie kluczowy, ale nie warto go ignorować tylko dlatego, że nie występuje w popularnych internetowych wzorach.

Decyzja na tym etapie jest prosta: jeśli nie potrafisz opisać niewypłacalności w datach i dokumentach, nie masz jeszcze gotowego wniosku, tylko szkic.

Jakie załączniki i wykazy dłużnik musi dołączyć

Jeżeli wniosek składa sam dłużnik, obowiązki formalne są znacznie szersze niż sam opis sprawy. Trzeba przygotować aktualny wykaz majątku z szacunkową wyceną składników, bilans sporządzony dla celów postępowania na dzień przypadający w okresie 30 dni przed złożeniem wniosku, spis wierzycieli z adresami, wysokością wierzytelności i terminami zapłaty, a także listę zabezpieczeń ustanowionych na majątku dłużnika wraz z datami ich ustanowienia. Jeżeli część zobowiązań jest kwestionowana co do zasady albo wysokości, warto od razu wyodrębnić wierzytelności sporne, zamiast mieszać je z bezspornymi pozycjami w jednym zestawieniu.

Do tego dochodzi oświadczenie o spłatach wierzytelności lub innych długów dokonanych w ciągu 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku, spis podmiotów zobowiązanych wobec dłużnika, wykaz tytułów egzekucyjnych i wykonawczych przeciwko dłużnikowi oraz informacja o postępowaniach dotyczących obciążeń majątku i innych sprawach sądowych, administracyjnych lub sądowoadministracyjnych dotyczących majątku dłużnika. Dłużnik składa też oświadczenie o prawdziwości danych zawartych we wniosku. Brak tego oświadczenia jest szczególnie ryzykowny, bo wniosek podlega zwrotowi bez wzywania do uzupełnienia.

W praktyce największą wartość ma tutaj nie sam komplet nazw dokumentów, ale ich spójność. Jeżeli w wykazie majątku pojawiają się maszyny, których nie ma w bilansie, jeżeli spis wierzycieli nie obejmuje ZUS albo urzędu skarbowego, jeżeli wierzytelności sporne nie są wyraźnie oznaczone albo jeżeli lista zabezpieczeń nie odpowiada wpisom w księgach i rejestrach, wniosek staje się słaby nie dlatego, że jest krótki, ale dlatego, że wygląda na niewiarygodny.

Checklista dokumentów przed wejściem do KRZ

• pełne dane identyfikacyjne dłużnika i osób reprezentujących,
• aktualny wykaz majątku z ostrożną, realistyczną wyceną,
• bilans sporządzony na dzień z ostatnich 30 dni przed złożeniem wniosku,
• spis wierzycieli z adresami, kwotami i terminami zapłaty,
• wykaz wierzytelności spornych, jeśli część długów jest kwestionowana,
• lista zabezpieczeń na majątku wraz z datami ich ustanowienia,
• informacja o spłatach i innych istotnych czynnościach z ostatnich 6 miesięcy,
• wykaz podmiotów, które są dłużnikami firmy,
• lista tytułów egzekucyjnych i wykonawczych,
• informacja o innych postępowaniach dotyczących majątku,
• oświadczenie o prawdziwości danych.

Jeżeli któregoś dokumentu nie możesz dołączyć, ustawa pozwala podać przyczyny niedołączenia i je uprawdopodobnić. To nie jest jednak wygodny zamiennik dla porządku w dokumentach. Jeżeli księgowość jest niepełna, istnieją spory co do długów albo w ostatnich miesiącach były nietypowe spłaty i transakcje, to jest moment, w którym lepiej przerwać pracę nad gotowym wzorem niż składać półprodukt.

Kto składa wniosek i kiedy nie wolno zwlekać

Wniosek może złożyć dłużnik albo wierzyciel, ale z perspektywy przedsiębiorcy najważniejszy jest obowiązek po stronie samego dłużnika. Jeżeli dłużnikiem jest osoba prawna albo inna jednostka organizacyjna mająca zdolność prawną, obowiązek złożenia wniosku spoczywa na każdym, kto ma prawo prowadzić sprawy dłużnika i go reprezentować. W spółce z o.o. oznacza to co do zasady członków zarządu. W spółkach osobowych trzeba dodatkowo uważać, by nie pomieszać obowiązków wspólników odpowiadających bez ograniczenia z obowiązkami typowymi dla spółki kapitałowej.

Kluczowy jest termin: wniosek trzeba złożyć nie później niż w ciągu 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. To nie jest techniczna uwaga na marginesie. Ten moment ma znaczenie dla ryzyk po stronie zarządu i dla późniejszej oceny, czy obowiązek został wykonany we właściwym czasie.

Najtrudniejsze w praktyce bywa ustalenie, czy firma jest już niewypłacalna, czy ma jeszcze realną ścieżkę układową. Jeżeli przedsiębiorstwo nadal ma dodatni rdzeń operacyjny, portfel zamówień i realną możliwość zawarcia układu z wierzycielami, warto najpierw porównać, czy właściwsza nie będzie restrukturyzacja czy upadłość firmy. Jeżeli jednak firma od dłuższego czasu nie wykonuje wymagalnych zobowiązań, ma narastające egzekucje i nie ma wiarygodnej podstawy do odbudowy płynności, zwlekanie z wnioskiem zwykle tylko zwiększa ryzyko.

Szybki filtr decyzyjny

Wniosek praktyczny: najpierw ustal formę prawną firmy, moment powstania niewypłacalności i to, kto dokładnie odpowiada za złożenie wniosku. Dopiero potem ma sens praca nad treścią.

Jak złożyć wniosek w praktyce: KRZ, opłata i zaliczka

W postępowaniu upadłościowym pisma procesowe i dokumenty wnosi się co do zasady wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, czyli przez KRZ. W praktyce oznacza to, że przed logowaniem warto mieć gotowy cały pakiet danych i załączników, a nie dopiero zastanawiać się, skąd wziąć bilans albo spis wierzycieli. Pisma i dokumenty składane w systemie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo uwierzytelnia w sposób dostępny w systemie.

Samo „złożę to później” zwykle kończy się problemem, bo KRZ wymaga uporządkowanego materiału wejściowego. Zanim zaczniesz formularz, przygotuj:

• dane identyfikacyjne dłużnika i reprezentacji,
• listę załączników w postaci elektronicznej,
• skany albo elektroniczne odpisy dokumentów papierowych,
• dane do opłaty i dowodu jej uiszczenia,
• podpis, którym realnie wyślesz wniosek.

Na dzień publikacji tego artykułu, czyli 29 marca 2026 r., opłata stała od wniosku o ogłoszenie upadłości wynosi 1000 zł. Dodatkowo wnioskodawca uiszcza zaliczkę na wydatki postępowania z art. 22a Prawa upadłościowego, równą jednokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za III kwartał poprzedniego roku. Dla publikacji z 29 marca 2026 r. oznacza to kwotę 8854,61 zł według podstawy za III kwartał 2025 r. To jest dana zmienna w czasie, więc przed faktycznym złożeniem wniosku warto potwierdzić aktualną podstawę, jeżeli publikacja lub składanie następuje później.

Jeżeli chcesz lepiej zrozumieć sam rejestr i późniejsze publikacje o sprawie, pomocny będzie też wpis wyjaśniający, co sprawdzisz w KRZ.

Najczęstsze błędy, przez które wniosek jest słaby albo ryzykowny

Najczęściej problemem nie jest brak formularza, tylko błędne założenia na starcie. Pierwsza czerwona flaga to mieszanie upadłości firmy z upadłością konsumencką. Wpisy internetowe często łączą te tematy, ale obowiązki przedsiębiorcy, członka zarządu i osoby fizycznej nie są tożsame. Inne są też dokumenty, odpowiedzialność i logika postępowania.

Drugi częsty błąd to niepełny spis wierzycieli albo pomijanie wierzytelności spornych. Jeżeli część długu kwestionujesz, nie znika on z rzeczywistości tylko dlatego, że nie wpiszesz go do zestawienia. Sporne wierzytelności trzeba oznaczyć jako sporne, a nie „schować”, licząc, że sprawa sama się uprości.

Trzecia czerwona flaga to zaniżanie majątku albo zbyt optymistyczna wycena zdolności firmy do dalszego działania. Wniosek o upadłość nie jest miejscem na marketingową wersję sytuacji finansowej. Jeżeli majątek został już częściowo wyzbyty, były nietypowe spłaty w ostatnich 6 miesiącach albo doszło do ustanawiania zabezpieczeń tuż przed złożeniem wniosku, te fakty trzeba uczciwie odnotować i przygotować na ich ocenę.

Czwarty błąd to niespójne daty. Jeżeli w opisie niewypłacalności wskazujesz, że problemy trwają od stycznia, ale bilans, spis wierzycieli i informacje o egzekucjach pokazują, że wymagalne zaległości narastały dużo wcześniej, podważasz własną narrację. W sprawach upadłościowych chronologia ma znaczenie nie tylko porządkowe, ale też decyzyjne.

Piąty błąd to bezrefleksyjne korzystanie z gotowego wzoru bez sprawdzenia formy prawnej firmy. Inny zakres danych będzie potrzebny przy JDG, inny przy spółce z o.o., a jeszcze inny przy spółkach osobowych, gdzie dochodzi kwestia wspólników odpowiadających bez ograniczenia.

Kiedy nie warto składać wniosku samodzielnie bez dodatkowej weryfikacji

• gdy księgi i dokumentacja finansowa są niepełne albo niespójne,
• gdy część długów jest sporna i trudno ustalić ich aktualny stan,
• gdy w ostatnich miesiącach były nietypowe spłaty, zabezpieczenia lub przeniesienia składników majątku,
• gdy nie masz pewności, kto dokładnie powinien podpisać i złożyć wniosek,
• gdy korzystasz z ogólnego wzoru, który nie rozróżnia JDG, spółki z o.o. i spółek osobowych.

To nie jest argument za komplikowaniem sprawy na siłę. To po prostu moment, w którym koszt błędnego uproszczenia bywa wyższy niż koszt spokojnego uporządkowania danych.

Jak podejść do przygotowania wniosku krok po kroku

Najbezpieczniejsza kolejność działań wygląda tak: najpierw ustalasz, czy rzeczywiście wystąpił stan niewypłacalności i od kiedy biegnie termin ustawowy. Następnie weryfikujesz formę prawną dłużnika oraz to, kto ma obowiązek podpisać i złożyć wniosek. Dopiero później kompletujesz dane do samego wniosku oraz osobno przygotowujesz wymagane załączniki i wykazy.

Kolejny krok to test spójności. Porównaj daty wymagalnych zobowiązań, bilans, wykaz majątku, spis wierzycieli i informacje o egzekucjach. Jeżeli te elementy pokazują różne wersje historii firmy, poprawienie formularza nie rozwiąże problemu. Trzeba najpierw uporządkować stan faktyczny.

Na końcu przygotuj techniczną wysyłkę przez KRZ: podpis, elektroniczne załączniki, opłatę stałą, zaliczkę i dowód ich uiszczenia. Dopiero wtedy formularz zaczyna działać jako narzędzie procesowe, a nie jako robocza notatka.

FAQ

Czy wniosek o ogłoszenie upadłości firmy składa się wyłącznie przez KRZ?

Co do zasady tak. W postępowaniu upadłościowym pisma procesowe i dokumenty wnosi się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe. Dla przedsiębiorcy oznacza to w praktyce złożenie wniosku przez KRZ i dołączenie załączników w postaci elektronicznej.

Kto odpowiada za złożenie wniosku o upadłość spółki z o.o.?

Co do zasady obowiązek spoczywa na każdym, kto ma prawo prowadzić sprawy spółki i ją reprezentować, czyli najczęściej na członkach zarządu. Właśnie dlatego tak duże znaczenie ma ustalenie momentu powstania niewypłacalności i pilnowanie terminu 30 dni.

Jakie załączniki są obowiązkowe, gdy wniosek składa sam dłużnik?

Przede wszystkim aktualny wykaz majątku z wyceną, bilans, spis wierzycieli, informacja o wierzytelnościach spornych i zabezpieczeniach, oświadczenie o spłatach z ostatnich 6 miesięcy, wykaz podmiotów zobowiązanych wobec dłużnika, lista tytułów egzekucyjnych i wykonawczych oraz informacja o innych postępowaniach dotyczących majątku. Dłużnik składa też oświadczenie o prawdziwości danych zawartych we wniosku.

Ile kosztuje złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości przedsiębiorcy?

Na dzień publikacji tego artykułu opłata stała od wniosku wynosi 1000 zł. Dodatkowo trzeba uwzględnić zaliczkę na wydatki postępowania z art. 22a Prawa upadłościowego. Dla publikacji z 29 marca 2026 r. przy podstawie za III kwartał 2025 r. jest to 8854,61 zł, ale tę kwotę warto potwierdzić, jeśli składasz wniosek później.